Miteinander reden. Im analogen sozialen Netzwerk

interaction-room-2„Wo müssen wir etwas ändern? Welche Fachbereiche sind betroffen? Wie wirken sich die Änderungen aus? Müssen wir auch die Prozesse ändern oder reichen Anpassungen an der Software? Haben wir nichts und niemanden übersehen?“ Viele Fragen, die sich Kai Völker, Hauptabteilungsleiter Unternehmensarchitektur bei der Barmenia, am Beginn der SEPA-Einführung gestellt hat.

Kontoangaben schlummern bei einer Versicherung nicht nur in den Stammdaten. Zahlreiche Fachbereiche mit jeweils unterschiedlicher Software-Ausstattung nutzen sie für Ihre Arbeit, so dass die Umstellung von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC nicht nebenbei erledigt werden kann. Das ist ein großes Projekt und in erster Linie ein Koordinierungsproblem.

Das wollte die Barmenia IT diesmal auf andere Weise als gewohnt lösen. „Bei der klassischen Vorgehensweise hätte der Projektleiter alles erarbeitet“, sagt Völker. „Wir hätten in diversen Workshops alle Anforderungen zusammengestellt und dann entsprechend die Vorgehensweise geplant.“ Diese Art der Kommunikation lässt alle zu Wort kommen, aber sie können nicht gut miteinander reden.

Die stark zentralistische Vorgehensweise bedeutet oft, dass während der Projektlaufzeit häufig noch Anforderungen nachgeschoben werden. Weil sie schlicht vergessen wurden. Je komplexer eine Aufgabe, desto schwieriger und anfälliger ist ein durchgeplantes Projekt. Dadurch wächst der Koordinierungsaufwand und die Gefahr, entscheidende Dinge zu spät zu bemerken.

interaction-room-1„Mit dem Interaction Room sind wir diesmal ganz anders vorgegangen“, sagt Völker. Das ist ganz schlicht ein Raum, in dem sich alle Betroffenen und Beteiligten treffen und über das Projekt diskutieren.

Das Konzept des Interaction Room ist durch Methoden der agilen Entwicklung angeregt worden. Er dient dem Austausch zwischen den Projektmanagern und den „Anwendern“ ­– den Stakeholdern im BWL-Jargon.

Zahlreiche Unternehmensberater empfehlen in dieser Situation ein intern genutztes soziales Netzwerk. Dort kann angekündigt, vorgeschlagen, berichtet, kommentiert und diskutiert werden. Das funktioniert inzwischen in vielen Unternehmen recht gut, doch die direkte Kommunikation im Gespräch hat Vorteile. Und der Interaction Room enthält das Konzentrat eines Projekts, ein Modell mit verringerter Vielfalt.

„Es war sehr praktisch, alle wichtigen Aspekte in einem Raum als eine Art Gesamtmodell im Blick zu haben“, betont Völker. Dazu dienen mehrere „Whiteboards“ mit Prozessen und Ablaufdiagrammen. Mit Hilfe von Karten und Magnetsymbolen ordnen die Nutzer des Raums das Projekt und die Anforderungen. „So konnten wir alle Stakeholder zusammenbringen und schnell ein Übereinkommen erreichen.“

interaction-room-5„Wir sind experimentierfreudig und haben das Konzept gerne umgesetzt“, ergänzt Völker noch. Eines wurde dabei schnell deutlich: Auch die Arbeit im Interaction Rom erfordert Übung. „Anfangs haben wir zu viel vorgeplant und zu oft am Tisch gesessen.“ Der wurde dann bald herausgetragen, ebenso die Stühle. „Wir haben später nur noch Stehtische benutzt, so dass die Meetings rasch kürzer wurden.“

Nach den Erfahrungen der Barmenia diszipliniert der Interaction Room zu einem stärker fokussierten Vorgehen, erleichtert die Kommunikation und erlaubt einen ganzheitlichen Blick auf das Projekt. „IT und Fachbereiche sprechen nicht immer eine gemeinsame Sprache“, resümiert Völker seine Erfahrungen aus vielen Projekten. „Im Interaction Room entsteht eine bessere Kommunikation und ein gemeinsames Verständnis.“

Um Dinge zu klären, müssen die Leute miteinander reden. So formuliert, ist das eine ganz alte Idee – Alltagswissen, das eigentlich jeder kennt. Wie konnte es in den IT-Organisationen außer Blick geraten? Das liegt wohl an den typischen, durchgeplanten IT-Monsterprojekten. Sie sind so flexibel wie Beton.

Der Interaction Room ist ein physikalisch begehbarer Raum zur Visualisierung von Prozessen und Projektdetails in Form von Modellen und Landkarten. Die Wände bieten mit Whiteboards, Flipcharts und Pinwänden die Möglichkeit, alle Arten von Projektdarstellungen strukturiert für die Projektbeteiligten greifbar zu machen.

Durch die Visualisierung ist es möglich, ein gemeinsames Projektverständnis zu schaffen und vor allem auch mit interdisziplinären Teams Kernpunkte, Schwachstellen, Unsicherheiten, Risiken und Wertschöpfungspotentiale eines Projektes herauszuarbeiten und zu fokussieren.“ Prof. Dr. Volker Gruhn (Quelle)

„Mit den üblichen, strikt plangetriebenen Methoden stoßen die Unternehmen an Grenzen“, sagt Prof. Dr. Volker Gruhn, Vorsitzender des Aufsichtsrats der adesso AG und der Kopf hinter dem Konzept des Interaction Room. Er betont im Interview mit „Digital Heartland“: „Agile Methoden haben viele Vorteile gegenüber der herkömmlichen Arbeitsweise, vor allem das schrittweise Entwickeln von Anwendungen.“

Der Interaction Room ist durch Methoden wie Scrum und DevOps inspiriert. Seine Praxis erinnert an die Kultur der kurzen, stehend verbrachten Besprechungen bei agiler Entwicklung. Neben der verbesserten Kommunikation verbucht Kai Völker von der Barmenia vor allem die flotteren Meetings als großen Vorteil. Außerdem fällt relativ viel lästige Arbeit an Powerpoint-Präsentationen für Lenkungsausschüsse und Managementgremien weg.

„Statt eine riesige Präsentation zu erarbeiten und dann langwierig zu erläutern, trifft man sich mit dem Lenkungsausschuss im Interaction Room und kann dort alles klären“, sagt Völker. Doch diese Vorteile wirken sich auch auf die Arbeit des Lenkungsausschusses aus: „Er kann sich schneller informieren und hat viel mehr Möglichkeiten mitzuwirken.“

Bei der Barmenia ist der Interaction Room schnell akzeptiert worden. „Der Raum ist rasch zum Treffpunkt für alle Projektmitarbeiter geworden“, betont Völker. „Es gab fast nur positive Rückmeldungen. Vor allem die Fachbereiche waren begeistert. Die Zusammenarbeit war deutlich enger als das mit den üblichen Software-Werkzeugen der Fall ist. Vor allem die Kommunikation war besser.“

Bildquelle: Universität Duisburg-Essen, Barmenia, adesso AG

The Interaction Room is really a room – and a project management concept from Prof. Dr. Volker Gruhn and adesso, this time realized at Barmenia insurance in Cologne. This room is the central location of a project where all stakeholders talk to each other and clarify all outstanding issues. It is basically an analog social network: The project staff write on whiteboards, attach magnetic symbols and colored cards with project steps or requirements. The advantage of this approach is easy communication because employees can quickly discuss all necessary aspects. Sounds old school, but is a pragmatic solution to the daily IT.

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